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Le prélèvement à la source côté employeur

À compter du 1er janvier 2019, l’impôt sur le revenu sera collecté par l’employeur sur la rémunération versée aux salariés. Le point sur les nouvelles responsabilités de l’employeur.

Le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu permet de supprimer le décalage d’un an entre la perception des revenus et le paiement de l’impôt sur ces mêmes revenus. Les changements, financiers ou familiaux, qui affectent le montant de l’impôt à payer, pourront ainsi être pris en compte immédiatement.

Ce passage au prélèvement à la source ne modifie pas les règles de calcul de l’impôt sur le revenu : il continue d’être déterminé par foyer fiscal. Votre rôle d’employeur doit se limiter à appliquer le taux de prélèvement à la source (PAS) et à verser la rémunération à votre salarié sans cette retenue. Vous devez reverser cette somme à l’administration fiscale (ou à la MSA s’il a opté pour le nouveau Tesa).

Ce qui change pour l’employeur à partir du 1er janvier

Vous devrez : procéder au prélèvement de l’impôt chaque mois, mentionner ces informations sur le bulletin de paie de ses salariés, puis reverser cette retenue d’impôt à l’administration fiscale (ou à la MSA).

Vous n’avez pas à calculer les taux de prélèvement

C’est bien l’administration fiscale qui informe du taux à pratiquer. Vous n’avez pas à calculer à ce taux. Il vous est transmis par l’administration au moyen de la DSN. Vous ne pouvez pas modifier ce taux à la demande du salarié. Son seul interlocuteur reste l’administration fiscale. Ce taux matérialise les choix du contribuable, sauf s’il a opté pour le taux non personnalisé. Dans ce cas, la mention « absence de taux » apparaît pour ce salarié et vous devez appliquer la grille des taux non personnalisés fixée par la loi. Il est à noter que si le taux transmis est égal à 0, vous n’avez aucun prélèvement à faire sur le salaire du contribuable. En effet, cela signifie que le salarié n’est pas imposable.

Où trouver le taux à pratiquer

Si vous utilisez la DSN, vous recevrez chaque mois un compte-rendu métier qui indique, pour chaque salarié, le taux de prélèvement à la source qui doit être appliqué le mois suivant. Il vous faut :

  • appliquer ce taux de prélèvement sur le salaire imposable du salarié, comme c’est déjà le cas pour les cotisations sociales. Ce taux doit clairement apparaître sur le bulletin de paie ;
  • reverser l’impôt par un prélèvement Sepa – opéré par la Direction générale des finances publiques – au moyen d’un ordre de paiement adossé à la DSN. Des informations supplémentaires vous seront demandées comme : le montant de prélèvement à la source, les coordonnées bancaires du compte à prélever et le mode de paiement.

Ce reversement doit se faire dans le mois suivant celui au cours duquel la retenue a lieu ou, si vous pratiquez le décalage de paie, le mois au cours duquel a lieu la retenue. Le versement à l’administration fiscale a lieu au plus tard : le 15 du mois pour les entreprises comptant moins de 50 salariés ; le 5 du mois pour les autres.

Pour les entreprises de moins de 11 salariés

En principe, le reversement de la retenue est mensuel. Pour les employeurs de moins de 11 salariés, il vous est donné la possibilité d’opter pour un reversement trimestriel du prélèvement à la source. Cette option doit être formulée, par écrit, auprès de la MSA, avant le 31 décembre ou au moment de l’embauche de votre premier salarié.

Le reversement a lieu au plus tard le 15 du premier mois du trimestre suivant celui au cours duquel ont eu lieu les retenues, suivant le rythme de paiement des cotisations sociales. La dénonciation de l’option du paiement trimestriel des cotisations sociales vaut aussi dénonciation de l’option pour le paiement trimestriel de la retenue à la source.

Le taux est transmis chaque mois et il est valable pendant deux mois à compter de la réception du compte rendu métier.

Vous utilisez le nouveau Tesa

Dans le cadre du nouveau Tesa, vous devez renseigner tous les mois le volet social pour chaque salarié. À partir de ces informations, la MSA génère le bulletin de paie et la déclaration du prélèvement à la source à l’administration fiscale à votre place, puis vous facture du montant de l’impôt prélevé à la source, en plus des cotisations et contributions sociales. Vous versez au salarié le salaire déduit du montant de l’impôt prélevé à la source, et vous réglez à la MSA ce montant en même temps que les cotisations et contributions sociales.

Pour les contrats « courts » (intérim, CDD)

Pour les salariés en CDD de moins de deux mois, et dès lors que l’employeur ne dispose pas du taux personnalisé du salarié, il doit appliquer la grille de taux non personnalisé. Ce taux est alors applicable sur le revenu net imposable, après déduction d’un abattement spécifique égal à 50 % du SMIC.

Pour un salarié à temps partiel

L’employeur doit pratiquer le taux de retenue à la source transmis par l’administration fiscale sur la rémunération versée.

Pour en savoir plus : le kit téléchargeable du ministère des Finances

Le calendrier de l’employeur

  • Octobre 2018 : communication par l’administration du taux de PAS (ou de l’absence de taux) ;
  • Janvier 2019 : premier prélèvement de la retenue sur les rémunérations versées aux salariés. Pour l’employeur indépendant, versement du 1er acompte sur ses revenus professionnels ;
  • Février 2019 : 5 ou 15 février, reversement au Trésor public de la 1re retenue effectuée sur les salaires ;
  • Août-septembre 2019 : communication par l’administration du nouveau taux de PAS 2019 mis à jour en fonction des éléments déclarés par le contribuable en avril-mai-juin 2019.
Fiche réalisée avec Marion Quentin du cabinet Bizouard et associés, membre d’AgriAgri et l’Ordre des experts-comptables
Employeurs, communiquez !
Marion Quentin, du cabinet Bizouard et associés : « À partir de septembre, les employeurs devront communiquer sur le sujet du prélèvement à la source auprès de leurs salariés. »

« Les employeurs vont devoir mener un grand travail de communication auprès de leurs salariés. Les questions vont commencer dès septembre, mais se poursuivront très certainement en octobre, novembre, décembre et d’autant plus à partir de janvier 2019. Ils risquent d’être très sollicités. Bien qu’on en entende beaucoup parler actuellement, je leur conseille toutefois d’attendre le mois de septembre pour communiquer ». D’ici là plusieurs ajustements sont en effet attendus.

Dès septembre, les employeurs devront insister sur la baisse de salaire, en s’appuyant sur des simulations de bulletin de paye.

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