C’est à l’employeur qu’il revient de fixer les dates des congés payés à condition toutefois de respecter les règles. Deux mois avant la période des congés, l’employeur informe les salariés et leur demande de formuler leurs souhaits. Un mois avant, il fixe le calendrier définitif des départs en tenant compte de l’ancienneté et de la situation familiale de chacun. La communication de l’ordre des départs à chaque salarié doit être réalisée par tout moyen (affichage, mail, intranet…).

Un mois avant le départ

Dans un premier temps, l’employeur doit vérifier si sa convention collective prévoit des dispositions particulières concernant la modification de l’ordre et des dates de départ en congés payés. Si la convention collective ne le prévoit pas (comme le plus souvent en agriculture), mois avant avant la date prévue de départ, celle-ci ne peut plus être modifiée, sauf circonstances exceptionnelles.

Ces circonstances exceptionnelles peuvent relever de difficultés économiques, de motifs impératifs particulièrement contraignants, comme des raisons professionnelles tenant à la bonne marche de l’entreprise (commande imprévue de nature à sauver l’entreprise et des emplois, ou encore le remplacement d’un salarié décédé).

Si l’employeur modifie les dates de départ de son salarié, il doit alors le dédommager des frais occasionnés par ce changement. Il est à noter, qu’il est préférable, en cas de modification, d’informer le salarié par écrit. Le document constitue alors une preuve en cas de contentieux.

Si le salarié refuse le report de ses congés, alors que les règles ont été respectées, il commet une faute que l’employeur peut sanctionner (jusqu’au licenciement). Si le litige est porté devant la Cour de cassation, il revient au juge de trancher sur la validité de la circonstance exceptionnelle soutenue par l’employeur.

Au moins deux semaines consécutives l’été

Tous les salariés, y compris les apprentis, disposent de cinq semaines de congés payés par an. Sur ces cinq semaines de congés, quatre sont considérées comme des congés principaux, et doivent être prises entre le 1er mai et le 31 octobre. Un salarié ne peut pas prendre plus de 24 jours ouvrables (soit 4 semaines) en une seule fois, sauf exception. Lorsque les jours de congés acquis par le salarié ne dépassent pas 12 jours ouvrables (2 semaines), ils doivent être pris en une seule fois pendant la période du 1er mai au 31 octobre.

Après le 31 octobre, si vos salariés bénéficient d’au moins 3 jours ouvrables de congés payés (sans compter la 5e semaine), il faudra alors leur attribuer des jours de congés supplémentaires, appelés jours de fractionnement :

  • 1 jour de fractionnement s’il leur reste entre 3 et 5 jours  ;
  • 2 jours de fractionnement s’il leur reste au moins 6 jours en plus de leur 5e semaine.
Fiche réalisée avec Papa Ndione, consultant en droit social chez Cogedis