1. Que signifie déléguer ?

Cela consiste à rendre responsable un salarié d’une tâche qui incombait jusqu’ici à son employeur (ou à un cadre). Ce salarié doit non seulement être en capacité de réaliser cette tâche, mais il est préférable aussi qu’il en ait envie. C’est très important. Enfin, avant de prendre une décision définitive, l’employeur doit en parler à son salarié, d’autant plus si la nouvelle mission ne figure pas dans son contrat.

Faire confiance

Très souvent, ce qui empêche l’employeur de déléguer une tâche, c’est qu’il sait très bien la faire. Il craint donc en la confiant, perdre en efficacité et en temps. S’il la fait lui-même, il se dit qu’il va plus vite. Mais cela l’entraîne rapidement dans un cercle vicieux en cas de surcharge. L’employeur peut aussi se demander à quoi il va servir s’il cède telle ou telle responsabilité après s’en être occupé pendant des années. Il craint également de perdre un peu de son pouvoir. Il y a évidemment tout un jeu d’ego qui entre en jeu, même pour le plus humble des patrons. Il reste aussi le problème de la confiance. La confiance en son salarié est nécessaire pour pouvoir déléguer.

2. Pourquoi déléguer ?

L’objectif est d’alléger la charge de travail de l’employeur. Ce qui peut être délégué dans la gestion de son temps, c’est ce qu’on appelle en général les tâches B. En les confiant à un salarié ou à un collaborateur, cela permet de se tenir sur ses tâches à forte valeur ajoutée, les tâches A, comme la réflexion stratégique de l’exploitation. Ces tâches A devraient prendre 65 % du temps, les tâches B, 25 % et les tâches C qui sont du type classement, rangement, bref qui nous demandent pas beaucoup d’effort et qui sont plutôt routinières, devraient représenter 15 % du temps. Or, dans la réalité, 65 % de notre temps est utilisé aux tâches C, et seulement 15 % aux tâches A. C’est impressionnant.

Prendre du recul

Déléguer permet ainsi à l’employeur de récupérer du temps et de prendre du recul pour se mobiliser à nouveau sur l’essentiel de ses responsabilités. Trop nombreux sont ceux qui se laissent aspirer par leur quotidien et s’éloignent de leurs tâches à forte valeur ajoutée. Mais pour bien s’en rendre compte, il faut déjà avoir clarifié cet aspect des choses : où est ma valeur ajoutée en tant que chef d’entreprise ou responsable ?

Donner une direction

Déléguer va aussi permettre de générer du lien et de la confiance avec et au sein de son équipe. Donner des responsabilités répond en effet à des besoins psychologiques fondamentaux chez toute personne qui travaille. Notamment, le besoin d’autonomie. Il ne s’agit toutefois pas de laisser son salarié livrer à lui-même, mais de lui donner de l’autonomie à l’intérieur d’un cadre. L’autre besoin psychologique qui est satisfait dans la délégation, c’est la possibilité d’évolution : le salarié apprend de nouvelles choses, donc il monte en employabilité, il comprend aussi davantage les tenants et les aboutissants de l’entreprise. Cela peut générer une ouverture sur le fonctionnement global de l’entreprise. Enfin, de se sentir reconnu par son responsable génère de la confiance. Ce sont des signaux de reconnaissance dont toute personne qui travaille a besoin pour se tenir dans la spirale du succès. Ça peut aller très loin la délégation… La plupart du temps, l’employeur explique ce qu’il faut faire et comment le faire. Le salarié est un simple exécutant. Il est préférable de changer de paradigme et d’arriver à pourquoi réaliser cette tâche, pour quelle direction, plutôt que de contraindre à la faire.

3. Quelles tâches déléguer ?

La première question à se poser pour l’employeur qui veut déléguer est : « Où est ma valeur ajoutée ? » Et la valeur ajoutée d’un dirigeant est dans le pilotage de son entreprise. Le pilotage c’est donner le sens, la vision, une stratégie : comment j’emmène l’entreprise là où je veux qu’elle aille. C’est la tâche A du dirigeant. Ce qui n’exclut pas qu’il participe à certains travaux et qu’il soit très acteur sur le terrain. Mais le dirigeant, c’est celui qui donne la direction. Et il est aussi manageur, à partir du moment où il a un salarié. Les choses ne peuvent pas être dissociées. Donc quelles tâches doit-il déléguer ? La question se pose dès lors qu’il ne se mobilise pas suffisamment sur la stratégie de son entreprise et le management de son équipe.

4. Comment s’y prendre ?

On ne peut pas parler de la même façon à tous ses salariés. Le chef d’entreprise ne peut pas déléguer de la même façon aux uns et aux autres. C’est à lui de repérer les personnes qui sont motivées… qui ont déjà les compétences pour réaliser de nouvelles tâches, ou qui sont susceptibles de les acquérir. Je ne dis pas cependant que tout vient du dirigeant. Mais c’est à lui d’impulser le bon mouvement, c’est un état d’esprit, c’est à lui d’être exemplaire dans sa façon d’être.

Jusqu’où déléguer

Il ne s’agit pas de déléguer les tâches ingrates, celles que l’on n’aime pas faire. Mais déjà, il serait bon de clarifier ce que sont ces tâches ingrates… Parce qu’au fond chaque tâche a du sens, sinon, il serait idiot de la faire. Donc, encore une fois, il est important pour l’employeur d’expliquer pourquoi confier cette mission. Mais la délégation, c’est d’abord repérer la bonne personne, puis lui en parler. Pourquoi l’employeur a pensé à lui ? Pourquoi veut-il déléguer ? Cette personne est-elle en accord avec cette proposition ? Et si oui, est-ce qu’elle a les compétences pour le faire ? Si ce n’est pas le cas, que peut-elle faire pour les acquérir soit en interne, soit en externe, par la formation.

5. Faut-il contrôler les tâches déléguées ?

Pendant une période déterminée, des points réguliers peuvent être réalisés entre l’employeur et le salarié, et voir si la tâche qui a été déléguée est conforme à ce qui est attendu. Le premier rendez-vous peut être donné quinze jours après que la nouvelle tâche a été confiée, puis au bout d’un mois. Et si le chef d’entreprise est satisfait, alors le contrôle n’est plus nécessaire. Ça n’est pas du « flicage », mais une posture d’accompagnant de la personne qui a pris cette tâche nouvelle.

Propos recueillis par Rosanne Aries